EGE ÜNİVERSİTESİ İDARİ PERSONEL MENTORLUK PROGRAMI

HAKKINDA

Ege Üniversitesi idari personel mentorluk programı üniversite idari birimlerinde çalışan personellerin kariyer planlarına destek olmak, personelin mevcut görevine katkı sağlamanın yanında gelecekte üniversitede yer alabileceği farklı pozisyonlara ilişkin bilgi ve görgüsünü arttırmak üzere mentorlar aracılığıyla bilgi ve deneyim paylaşımlarının sistematik olarak gerçekleştirilmesi ve menteelerin (programa alınan personelin) program kapsamında izlenmesi ve raporlanmasını içeren gönüllülük esası dahilinde katılım ve katkı içeren bir programdır.

Mentor (Usta) Kimdir?

Güvenilen ve deneyimli bir rehber, danışman, akıl hocası ve yol gösterici, kısacası ustadır. Ege Üniversitesi’ne ve yaptığı işe özgü bilgi birikimini ve deneyimini gönüllülük esası ile daha az deneyim sahibi ve gelişim ihtiyacı duyan çalışma arkadaşlarına aktaracak kişilerdir.

Menti (Çırak) Kimdir?

Mentorluk alarak bilgi ve deneyimini arttırmak isteyen, kariyer ve kişisel gelişim alanlarında kendisine rol model (usta) olacak deneyimli kişiler ile çalışmaya gönüllü kişilerdir. Bireysel gelişim planı hazırlayarak mentoruna sunmalıdır. 

KURUMSAL AMAÇLAR

Mentorluk program ile kurumsal düzeyde amaçlar:

-  Kurumda kıdemli personelin bilgi ve deneyiminin emeklilik, kurumdan ayrılma vb.

nedenlerle ortadan kaybolmasının engellenmesi, aktarım yolu ile kurumsal hafızanın

devamlılığının sağlanması

-  Programa katılan adayların yetkinlik, kabiliyet ve becerilerinin keşfedilmesi yolu ile

ihtiyaç duyulan birimlerde görevlendirme yolu ile kurum içi personel kaynağının etkin kullanılmasının sağlanması ve personel motivasyonun doğru işlerde çalıştırılarak arttırılmasının sağlanması

-  Kurumda kalite yönetimine katkı sağlayacak yeni önerilerin ortaya çıkmasının sağlanması

-  Personeller arasında iletişim ve ilişki oluşturulması yoluyla kurum içi iletişim kanallarına katkı sağlanması

-  Kurum içinde aidiyetin arttırılması

MENTEELERDEN AMAÇLANANLAR

Mentorluk programı sonunda menteelerin;
- Gelişim alanlarını belirlemeleri
- Kuruma ilişkin bilgi seviyelerini arttırmaları - Kurumu daha derinden tanımaları amaçlanmaktadır. Bu kapsamda mentee;

- Yaşadığı sorun ve problemleri açıklamalı (Belirt)
- Sorun ve problemin gerçekte ne olduğunu ortaya koymalı (Yeniden tanımla)

- Bu sorun ve problemi yönetmeye çalışmalıdır. (Yönet)

MENTORLARDAN AMAÇLANANLAR

Mentorluk programı sonunda menteelerin;

·       Menteeler ile kurulan ilişki yoluyla kendi kurumdaki ihtiyacın farkına varmaları,

mentor-mentee ilişkisine yönelik gelişim sağlamaları

·       Kendi bilgi ve deneyimlerinden anlamlı düzeyde aktarım sağlamaları

amaçlanmaktadır. Bu kapsamda mentor;

·       Menteeyi anlamalı

·       Onu düşündürebilmeli

·       Desteklemelidir.

PROGRAM SÜRECİNDE ÖNEMLİ HUSUSLAR

Programın başarıya ulaşmasında aşağıdaki hususlar önemli rol oynamaktadır.

·       Belirlenen görüşmelerde menteeler de görüşme kapsamında sorular sormalı, mentor bu sorulara ilişkin notlar almalıdır.

·       Her iki taraf görüşme sürecinde karşılıklı olarak sorulara ilişkin genel tartışmalarda bulunmalı, gelişim alanlarını ortaya çıkarmalıdır.

·       Mentte öğrenim gösterdiği noktalara ilişkin notlar almalı, mentor ise mentee nin geçirdiği süreci izlemeli ve ondan geribildirimler almalıdır.

PROGRAM SÜRECİ

• 1. Dönem 16 EKİM- 30 NİSAN arasında yapılacaktır. Bu tarihler arasında mentor ve mentilerin belirlediği uygun bir zaman diliminde  2 haftada 1- 45 dk/1saatlik görüşmeler düzenlenecektir.  Mentor ve mentilerimiz görüşme sonrası Görüşme Değerlendirme formlarını doldurarak İnsan Kaynakları Koordinatörlüğüne mail ile göndereceklerdir. Program sonunda program sonu değerlendirme formları doldurularak Koordinatörlüğümüze iletilecektir.

Önemli Tarihler

1. 10 Ekim 2023 tarihine kadar 1. Dönem mentor ve menti başvuruların alınması(başvurular sonraki dönemler için sürekli açık olacaktır.)
2. 10-15 Ekim 2023-mentor ve menti eşleştirmelerinin yapılması
3. 16 Ekim 2023 - Mentor-menti oryantasyon eğitimi

Tüm mentor ve mentilerin programın amacı ve sürecin nasıl işleyeceği konusunda bilgilendirilmesi amacıyla genel bir  eğitim ve bilgilendirme toplantısının yapılması

4. 16 Ekim 2023 – Nisan 2024 tarihleri arasında altı ay sürecek mentor ve menti arasında 2 haftada 1 kez 45 dk/1 saat sürecek bireysel görüşmelerin gerçekleşmesi
5. Her bir görüşme sonrası mentor ve mentilerin görüşmeleri değerlendirmesi

1.     Mentorlar-MENTEE DEĞERLENDİRME FORMU

2.     Mentiler- MENTOR DEĞERLENDİRME FORMU

Görüşmeler ve Görüşme Sonrası Rapor Dönemleri

• 16 Ekim-27 Ekim 2023
• 28 Ekim-10 Kasım 2023
• 11 Kasım-24 Kasım 2023
• 25 kasım-08 Aralık 2023
• 09 Aralık-22 Aralık 2023
• 23 Aralık -5 Ocak 2024
• 06 Ocak -19 Ocak 2024
• 20 Ocak- 02 Şubat 2024
• 03 Şubat-16 Şubat 2024
• 17 Şubat- 01 Mart 2024
• 02 Mart-15 Mart 2024
• 16 Mart -29 Mart 2024
• 30 Mart -12 Nisan 2024
• 13 Nisan -26 Nisan 2024

6. 1 Mayıs 2024’e kadar mentör ve mentilerin programın tamamını değerlendirilmesi

·      27 Nisan -01 Mayıs 2024

·      Program Sonrası Değerlendirme Formu

• Mentorlar-Program Sonu Mentee Değerlendirme Formu
• Mentiler- Program Sonu Mentor Değerlendirme Formu

7. Tüm mentor ve menti eşleşmelerinin başarılarının değerlendirilmesi bir sonraki yıl için planlama yapılması